Privacy

PRIVACYREGLEMENT

Download als PDF

Arbo52 begeleidt zieke medewerkers bij de re-integratie, uiteraard conform de Poortwachter richtlijnen en naar inzichten van de bedrijfsarts, werkgever, werknemer, Arbo verpleegkundige en andere bij de re-integratie betrokken professionals. Hierbij zijn gegevens nodig die van vertrouwelijke aard zijn. De bescherming van de privacy is belangrijk. Arbo52 gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Arbo52 conformeert zich aan de code KNMG gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie en aan de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers.

Soms is er ook informatie nodig die afkomstig is van huisartsen of specialisten. Dat kan alleen nadat de werknemer hiertoe schriftelijk toestemming heeft gegeven. In het digitale dossier waartoe de werkgever toegang heeft, worden alleen gegevens opgeslagen ten behoeve van de re-integratie en bevat geen medische gegevens. Toegang tot het systeem wordt verkregen door passwords. Het is niet gekoppeld aan andere geautomatiseerde systemen. De gegevens kunnen dus niet vergeleken worden of “weglekken”.

Professionals die worden ingeschakeld ten behoeve van de re-integratie, zoals de arbeidsdeskundige of het re-integratiebedrijf, krijgen alleen de beschikking over informatie die voor hun werk noodzakelijk is, zoals de FML. Op verzoek van de werkgever verstrekt Arbo52 informatie aan de verzuimverzekeraar. De verzekeraar krijgt slechts de gegevens die nodig zijn om tot uitkering van ziektegeld over te kunnen gaan, dus alleen de data van ziek- en herstel melding en/of de data waarop de werknemer gedeeltelijk het werk heeft hervat.

Wet bescherming Persoonsgegevens
De gegevensverwerking van Arbo52 is gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens, toezichthouder op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Doel van het vastleggen van de gegevens en herkomst van de gegevens
Arbo52 beschikt over contactgegevens van de werkgever nadat deze het basiscontract arbodienstverlening heeft ondertekend. Daarnaast beschikt Arbo52 over contactgegevens van medewerkers, echter alleen als deze ziek zijn gemeld door de werkgever. Dit met als doel de zieke medewerker te begeleiden bij de re-integratie; er wordt een Poortwachter dossier opgebouwd. Alle consultverslagen met betrekking tot de re-integratie worden ter beschikking gesteld aan de werkgever en de werknemer en opgeslagen in het digitale dossier. Medische gegevens zijn alleen zichtbaar voor de bedrijfsarts en de Arbo verpleegkundige.

Beschrijving van de (medische) persoonsgegevens die in de registratie worden vastgelegd
Wanneer de werkgever een medewerker ziek meldt, wordt de volgende informatie opgenomen:

• naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, BSN,

• datum van de 1e ziektedag en eventuele uitdiensttredingsdatum,

• percentage arbeidsongeschiktheid

• of de ziekmelding het gevolg is van een bedrijfsongeval, zwangerschap/bevalling of een conflict (hierop wordt namelijk specifiek actie ondernomen)

• of er aanspraak kan worden gemaakt op de No-riskpolis.

In het digitale dossier worden alle stukken opgenomen die betrekking hebben op de re-integratie, met uitzondering van medische gegevens, daarbij valt te denken aan:

• Spreekuurverslagen

• Probleemanalyse & advies

• Plan van aanpak en eventuele bijstellingen daarvan

• Ziekmelding aan UWV in 42e week

• 1 e jaar evaluatie

• Eindevaluatie

• Actueel oordeel

• Stukken met betrekking tot tweede spoor re-integratie

De medische gegevens worden ook digitaal opgeslagen in een apart systeem en zijn alleen zichtbaar voor de bedrijfsarts en de Arbo verpleegkundige. De behandelend bedrijfs­arts en de Arbo verpleegkundige stellen medische informatie beschikbaar aan elkaar. Het beheer van alle medische gegevens is in handen van de Arbo verpleegkundige.

Beschrijving van de (type) medewerkers die toegang hebben tot de (medische) persoonsgegevens.

Toegang tot de dossiers naast de werkgever is voorbehouden aan de bedrijfsarts de Arbo verpleegkundige, de (assistent) casemanager en de planner. Deze zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding met een boetebeding bij overtreding daarvan. Daarnaast heeft de directie inzage in alle (niet medische) gegevens, maar gebruikt dit alleen als dit strikt noodzakelijk is. De medische gegevens zijn alleen toegankelijk voor de behandelend bedrijfsarts en de Arbo verpleegkundige. Zij is direct en actief betrokken bij de verzuimbegeleiding. Beiden worden gehouden aan een geheimhoudings-beding en in verband met hun BIG registratie tevens aan hun beroepsgeheim.

De wijze waarop de autorisaties worden toegekend en beheerd.
Toestemming voor toegang tot het systeem wordt gegeven door de directie en alleen als dat strikt noodzakelijk is, voor een goede uitoefening van de werkzaamheden. Toegang tot het medisch dossier wordt verleend door de Arbo verpleegkundige, echter alleen aan de behandelend bedrijfsarts(en).

De wijze waarop papieren dossiers met (medische) persoonsgegevens worden bewaakt.
Documenten worden digitaal opgeslagen in de verzuimdossiers. Eventueel niet digitale bescheiden worden direct na ontvangst gedigitaliseerd en vernietigd. Toegang tot de digitale bestanden is alleen mogelijk met een persoonlijke inlogcode en wachtwoord.

Overige beschrijvingen
Wanneer de werknemer inzage wil in het digitale dossier dan kan hiertoe een afspraak worden gemaakt met de casemanager en voor inzage in de medische info met de Arbo verpleegkundige. De werknemer kan verzoeken om de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Op verzoek worden correcties aangebracht. Correcties die volgens Arbo52 niet reëel zijn, worden indien gewenst als opmerking toegevoegd aan het dossier. De werknemer ontvangt, wanneer hij daarom verzoekt, een afschrift van het dossier.

Indien medische informatie ter beschikking wordt gesteld aan andere betrokkenen bij het re-integratieproces, dan wordt daarvoor voorafgaand toestemming gevraagd, voor zover vereist.

Aan de werkgever worden geen (medische) persoonsgegevens verstrekt tenzij dit noodzakelijk is en de werknemer daarvoor vooraf uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Van de toestemming wordt aantekening gemaakt in het medisch dossier. In spreekuurverslagen worden alleen gegevens vermeld die betrekking hebben op:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is.

• De verwachte duur van het verzuim.

• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is.

• De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over bezoek van werknemers aan de bedrijfsarts of vrijwillige deelname van werknemers aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van zo’n bezoek of deelname de bedrijfsarts advies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor vrijwillige en doelgerichte toestemming van de werknemer nodig. Deze toestemming wordt bevestigd middels een schriftelijke machtiging eventueel via e‑mail.

Overgang andere arbodienst
Wanneer Arbo52 dossiers overneemt van een andere arbodienst of een andere arbodienst neemt dossiers over van Arbo52, wordt de volgende procedure gevolgd.

- Informatie waarop geen medisch beroepsgeheim rust, kan zonder toestemming van de werknemer worden overgedragen. Het wordt beschouwd als een doorlopend proces.

- Medische informatie wordt alleen overgedragen wanneer dit noodzakelijk is voor de verzuimbegeleiding. Dit betreft informatie van werknemers die op het moment van de overdracht arbeidsongeschikt zijn, of medewerkers die binnen vier weken na een herstelmelding opnieuw uitvallen. Hiervoor hoeft de betreffende medewerker geen machtiging af te geven aan de bedrijfsarts. De nieuwe bedrijfsarts wordt beschouwd als rechtstreeks betrokken bij de re-integratie.

- De PVT of ondernemingsraad dient te hebben ingestemd met de overgang naar de nieuwe arbodienst.

- De werknemer wordt vooraf op de hoogte gebracht dat de medische gegevens worden overgedragen.

- De werknemer krijgt de kans om hiertegen bezwaar te maken.

Privacy-regels met betrekking tot aanstellingskeuringen
Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Eén van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Tijdens de keuring worden alleen de aspecten onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de bijzondere functie-eisen. Alleen met toestemming van de sollicitant mag de bedrijfsarts de uitslag van de aanstellingskeuring in termen van “geschikt”, “ongeschikt” of “geschikt onder voorwaarden” bekend maken aan de potentiële werkgever.

Privacyregels met betrekking tot Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek
Bij de uitnodiging om deel te nemen aan een Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek ofwel Periodiek Medisch Onderzoek wordt aangegeven dat de werknemer niet verplicht is om mee te werken. Werkgevers krijgen geen inzicht in de individuele antwoorden. Alleen de algemene resultaten (gemiddelden) worden aan de werkgever gerapporteerd, echter alleen bij minimaal 15 deelgenomen medewerkers. De individuele gegevens worden vertrouwelijk behandelt en vallen onder het medisch beroepsgeheim.

Versie 1.1 29-11-2017

020–246 04 00